Elektroniczny obieg faktur

M-Files umożliwia zarządzanie dowolnym typem dokumentów w tym dokumentów księgowych. Implementacja funkcjonalności umożliwiającej obieg faktur kosztowych w M-Files zwiększa szybkość rejestracji i archiwizacji dokumentów w firmie, a także skraca czas przesyłania faktur do opisu odpowiednim osobom lub działom w przedsiębiorstwie.

M-Files można zintegrować z dowolnym systemem księgowym eliminując niepotrzebne przepisywanie danych niezbędnych do opisu merytorycznego i analitycznego faktury. Wdrożenie obiegu faktur zwiększa nie tylko szybkość przekazywania informacji jak również usprawnia pracę działu księgowego np.: dokumenty są właściwie opisane pod względem ilościowym i pod względem przydzielenia kosztu generowanego w przedsiębiorstwie. Ponadto M-Files obsługuje obieg faktur pro-forma, faktur zaliczkowych i faktur korygujących. Istnieje możliwość archiwizacji m.in. faktur sprzedażowych lub pro-form tworzonych w systemie księgowym firmy.

Przykładowe funkcje systemu M-Files dla obiegu faktur

SKANOWANIE
I ZAPIS FAKTURY

System umożliwia automatyczne przepisanie danych z faktury zeskanowanej lub faktury elektronicznej do opisu pliku w systemie M-Files.

Przykładowe dane: Nazwa Kontrahenta, Numer faktury, Forma płatności, Termin płatności czy Kod kreskowy naklejony na dokument w sekretariacie.

ELASTYCZNY WORKFLOW
I ZABEZPIECZANIE DOKUMENTÓW

Funkcjonalność M-Files pozwala na dowolne dostosowanie procesu obiegu dokumentów księgowych do struktury organizacyjnej firmy poprzez konfigurator zaimplementowany w M-Files. System posiada duże możliwości przydzielania i modyfikacji uprawnień dla pracowników firmy, a także posiada mechanizmy zabezpieczające treści i dostęp do danych wrażliwych na poszczególnych etapach obiegu faktur.

MONITOROWANIE PROCESU

Wszechstronne narzędzia wyszukiwania w M-Files umożliwiają błyskawiczne odnalezienie faktury, sprawdzenie statusu dokumentu oraz historii jego zmian wprowadzanych podczas opisu merytorycznego lub analitycznego faktury. System M-Files pozwala na dowolne tworzenie reguł przypomnień w postaci wiadomości email dla Pracowników w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Ponadto właściciel procesu w M-Files bez zaawanasowanej wiedzy informatycznej może modyfikować obieg dzięki przyjaznemu konfiguratorowi.

INETGRACJA Z SYSTEMAMI KSIĘGOWYMI

M-Files można zintegrować z systemami księgowymi typu: SAP, Comarch CDN XL, Symfonia czy MS Dynamics NAV. M-Files synchronizuje słowniki potrzebne do zaawansowanego opisu faktur tj. słownik kontrahentów, słownik planu kont potrzebnych do sklasyfikowania i opisu kosztu dla pozycji faktury (lub dla n-wielu MPK dla pozycji faktury). M-Files umożliwia również automatyczny lub manualny eksport opisanej już faktury do systemu księgowego (zazwyczaj do bufora systemu księgowego).

INTELIGENTNE PODPOWIEDZI
I RAPORTOWANIE KOSZTÓW

Platforma M-Files wyposażona jest w dodatkową warstwę automatycznych podpowiedzi dla użytkownika tzw. IML (Inteligent Metadata Layer). Pogram na bazie aktywności pracownika w systemie może wskazywać dalszą ścieżkę wpisywania danych lub przesłania faktury do odpowiedniej osoby w firmie. M-Files pozwala również na tworzenie wielowymiarowych zestawień dotyczących kosztów w postaci zestawień Excel lub zestawień i wykresów ujętych w dashboardach osadzonych w interfejsie systemu.