Moduł rozpoznawania tekstu OCR
Kolejną funkcją użyteczną przy skanowaniu dokumentów jest moduł OCR, który konwertuje dokument w formie obrazu (co jest wynikiem skanowania) na dokument z zawartością tekstową. W ten sposób można przeszukiwać dokumenty skanowane po ich tekstowej zawartości. Moduł OCR posiada również wbudowaną możliwość przeszukiwania dokumentu w pewnym miejscu w poszukiwaniu danych. Porównując zeskanowany dokument z pewnym szablonem, M-Files jest w stanie odczytać z dokumentu dane (np. nazwę firmy) i nadać wartość odpowiedniemu polu karty metadanych.
Połączenie z zewnętrznymi bazami danych
Jako platforma, na której może opierać się działanie firmy, system M-Files oferuje możliwość łatwej integracji z innymi systemami bazodanowymi.
M-Files może tworzyć obiekty, które są odzwierciedleniem obiektów z zewnętrznej bazy danych. Poprzez kwerendę SQL możemy związać obiekty połączeniem jednostronnym (obiekty stworzone w zewnętrznej bazie danych są automatycznie tworzone w M-Files) lub dwustronnym (obiekty można tworzyć w systemie M-Files i zewnętrznym systemie). Typowym zastosowaniem tej funkcji jest połączenie z bazami danych z programów CRM i ERP.
Zarządzanie Dokumentacją Elektroniczną – Raportowanie
M-Files umożliwia tworzenie na bazie danych w nim zawartych różnego rodzaju raportów. Dzięki zastosowaniu narzędzi Business Intelligence można tworzyć zestawiania na bazie danych z systemu, eksportowanych według ustalonego planu do zewnętrznej bazy danych, skąd są pobierane przez odpowiednio przygotowane raporty i wyświetlane w formie graficznej. Przykładem raportowania mogą być: tworzone dynamicznie wykresy skuteczności ofertowania – w zależności od wybranego użytkownika i okresu czasu; wykres ilości zgłoszonych usterek dotyczących poszczególnych maszyn w danym przedziale czasu i wiele innych.
