System M-Files umożliwia zarządzanie dokumentacją procesu sprzedaży w każdej organizacji. Zarządzanie danymi i relacjami z klientem może być realizowane wyłącznie w M-Files ale również wspólnie z systemem CRM jeśli ten system jest wiodącym rozwiązaniem w firmie. M-Files wspiera integracje z takimi programami jak SalesForce lub MS Dynamics CRM, synchronizacja danych z M-Files jest możliwa praktycznie z dowolnym systemem tego typu.
Przykładowe funkcje systemu M-Files dla zarządzania dokumentacją wewnętrzną
OBIEG KANCELARYJNY
Skanowanie i rejestracja dokumentu w formie elektronicznej w systemie M-Files pozwala na zwiększenie szybkości rozpatrywania spraw w systemie. Pomocna dla użytkownika jest dekretacja dowolnego typu dokumentu zgodnie z konfigurowalnymi uprawnieniami w strukturze organizacyjnej firmy. M-Files obsługuje korespondencję i pisma przychodzące, wychodzące, pisma bankowe, pisma z urzędów i instytucji oraz wiele innych. To użytkownik decyduje jakimi dokumentami chce w danym momencie zarządzać. Zaimplementowana wyszukiwarka i ewidencja dokumentów w systemie znacznie usprawnia obieg informacji w firmie. M-Files obsługuje również kody kreskowe naklejane lub drukowane na dokumentach. Istnieje możliwość automatycznego dzielenia dokumentów na podstawie informacji zawartych w kodach kreskowych.
ZAMÓWIENIA WEWNĘTRZNE I PROCES DOSTAW
M-Files obsługuje pełny proces obiegu dokumentów dla procesu dostawy. System umożliwia tworzenie zamówień wewnętrznych z konfigurowalnych szablonów, tworzenie ścieżek akceptacji zamówienia w strukturze firmy, rejestrację i ścieżkę akceptacji ofert do dostawców. Za pomocą rozbudowanej funkcjonalności systemu użytkownik może tworzyć zamówienia do dostawcy lub skorzystać z automatycznego importu zamówień z systemu ERP (Na przykład iScala, SAP). Istnieje możliwość rejestracji lub oznaczenia planowanego terminu dostawy, monitorowania i powiadamiania użytkownika o terminie wykonania zamówienia przez dostawcę itp. W M-Files użytkownikrejestruje dokumenty dostawy i wiąże je z zamówieniami dostawców. Cały proces zamówień jest powiązany z obiegiem faktur, a także z zarządzaniem projektami w M-Files.
OBIEG UMÓW
M-Files wspiera proces obsługi umów w firmie. System umożliwia wprowadzenie i procesowanie dowolnego typu umowy np.: sprzedaży, zakupu, najmu, dzierżawy, leasingu, pracowniczej, ubezpieczenia, czy umowy patentu. Odpowiednio skonfigurowane Workflow w M-Files usprawnia realizację etapów tworzenia i ścieżki akceptacji umowy w organizacji. Integracja M-Files z programem Outlook lub WebAcces, czy link publiczny M-Files zapewnia płynną wymianę danych z kontrahentem podczas negocjacji umowy. Historia zmian i powiadomienia w M-Files dają przejrzysty obraz działań pracowników i pomagają firmie w momencie renegocjacji kontraktu. System M-Files posiada również mechanizm monitorowania wykonania poszczególnych etapów umowy. Automatyczne przypomnienia są bardzo ważnym elementem procesu obsługi umów dla pracowników odpowiedzialnych za płatności, terminy realizacji, czy terminy wznowienia lub wygaśnięcia umowy.
ZARZĄDZANIE PRACOWNIKAMI
System M-Files usprawnia pracę działów HR. Program umożliwia sprawne zarządzanie danymi pracowników, tworzenie i modyfikację profilu pracowników. Zarządzanie i udostępnianie dokumentacji pracowniczej staje się łatwiejsze i szybsze. Funkcjonalność M-Files obejmuje proces zatrudniania, wdrażania nowego pracownika w firmie lub zakończenia z nim współpracy. Wdrożenie nowej osoby w strukturę organizacji staje się efektywniejsze poprzez automatyczne przypisanie odpowiedniej dokumentacji przy przypisaniu pracownika do danego stanowiska. Ponadto M-Files obsługuje obiegi dotyczące wniosków urlopowych, rozliczania delegacji czy procesowania obiegówek. Platforma M-Files umożliwia implementację polityki przechowywania danych w zależności od regionu geograficznego. M-Files integruje się z systemami kadrowymi takimi jak Symfonia Forte, CDN XL czy SAP.