Zarządzanie jakością

System M-Files jest narzędziem wspomagającym zarządzanie dokumentacją Systemu Zarządzania Jakości. Aplikacja pozwala utrzymać i prawidłowo wypełniać wymagania wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością. M-Files jako narzędzie wspomagające zarządzanie jakością znajduje zastosowanie w branżach: medycznej, farmaceutycznej, projektowej,  produkcyjnej i wielu innych.

Przykładowe funkcje systemu M-Files
dla zarządzania jakością

ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ SYSTEMOWĄ

Zarządzanie dokumentacją za pomocą systemu M-Files odbywa się głównie za pomocą właściwie skonfigurowanego obiegu dokumentów. Prawidłowo stworzony obieg powinien dotyczyć tworzenia, opracowania, wycofywania i wydawania dokumentów do Systemu Zarządzania Jakością. Najczęściej spotykane dokumenty wchodzące w skład systemu zarządzania jakością to: procedury, instrukcje, formularze i załączniki. Działanie systemu M-Files można dowolnie dostosować pod potrzeby organizacji. Dodatkowo system oferuje możliwość implementacji automatycznego mechanizmu nadawania rewizji dla dokumentów systemowych. M-Files umożliwia również tworzenie dokumentów z szablonów oraz wstawianie znaków wodnych.

ZARZĄDZANIE REKLAMACJAMI ZEWNĘTRZNYMI

Obieg dokumentów związanych z reklamacjami zgłaszanymi przez klientów można dostosować do profilu działalności firmy, a także struktury organizacyjnej. System umożliwia tworzenie automatycznych powiadomień i raportów dotyczących dokumentów przekazywanych na każdym etapie współpracy z klientem. Proces można w znacznym stopniu zautomatyzować przez synchronizację danych z systemami ERP np.: słownikiem kontrahentów, usługami, numerami wyrobów, numerami zleceń, czy osób odpowiedzialnych za powstanie reklamacji (np. operatorzy przypisani do danej operacji w procesie produkcyjnym). M-Files posiada funkcjonalność przeprowadzania zaawansowanej analizy przyczyn źródłowych i wprowadzenia obiegów dotyczących działań korygujących i zapobiegawczych.

ZARZĄDZANIE SZKOLENIAMI

Jedną z funkcjonalności systemu M-Files jest możliwość prowadzenia kalendarza szkoleń, który wspomaga zarządzanie nowymi lub zaktualizowanymi dokumentami systemowymi. Za pomocą kalendarza można zarządzać dokumentami potwierdzającymi wyniki szkoleń pracowników, tworzenie certyfikatów, tworzenie zaawansowanych reguł, powiadomień i przypomnień dla pracowników, tworzenie działań powtarzających się we wskazanym interwale czasowym.

ELEKTRONICZNY PODPIS

System M-Files obsługuje moduł elektronicznego podpisu, który można wdrożyć do dowolnie zaprojektowanego obiegu dokumentu. Zatwierdzenie dokumentu systemowego, a następnie wydanie aktualnej rewizji procedury może odbywać się poprzez oznaczenie dokumentów systemowych podpisem cyfrowym lub elektronicznym przez osobę do tego upoważnioną np.: Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością.

ZARZĄDZANIE NIEZGODNOŚCIAMI WEWNĘTRZNYMI

M-Files daje możliwość zarządzania niezgodnościami wewnętrznymi w różnych obszarach funkcjonowania firmy. System obsługuje reklamacje do dostawców i automatyczne przekierowanie niezgodności wewnętrznej. Za pomocą M-Files można tworzyć raporty dokumentów powiązanych z dostawcami oraz automatycznie synchronizować dane wraz z rejestrami dotyczącymi produktów czy materiałów.

AUDYTY I ZARZĄDZANIE ZAPISAMI

Za pomocą M-Files można zarządzać procesem audytu wewnętrznego. Przykładowy ścieżka procedury: planowanie, uzgodnienie terminów i realizacja. M-Files umożliwia obsługę przebiegu audytu klienta, dostawcy czy audytu certyfikującego, wprowadzanie i realizację działań korygujących i zapobiegawczych, tworzenie raportów i analiz.