M-Files dostarcza pełną transparentność dokumentów i informacji o zleceniach, klientach i dostawcach jednocześnie nie wymagając długiego i kosztownego wdrożenia. 

Pełny wgląd w ZADANIA

Proces produkcyjny staje się coraz bardziej złożony i zautomatyzowany, trzeba dynamicznie reagować na zmiany rynku przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej elastyczności.

Z jednej strony łańcucha wartości, należy budować wiarygodne relacje zapewniając dobrą komunikację z dostawcami i podwykonawcami, a z drugiej strony dyrektorzy produkcji chcą dbać o jak największe zadowolenie klientów. Dlatego aby odnieść sukces na tym polu, należy zadbać o skrócenie czasu obsługi (np. w przypadku reklamacji) i budowanie bazy lojalnych klientów.

Aby to osiągnąć, potrzebny jest wgląd w każdy „element układanki”, a najważniejsza jest możliwość wglądu w każde wykonane zadanie jak i bieżące:

  • od wyceny do oferty
  • od BOM do realizacji zamówień
  • od szczegółowych wymagań jakościowych do kontroli jakości
  • od magazynowania do wysyłki

M-Files nie tylko pozwala na uzyskanie wiedzy co się dzieje na każdym etapie, ale także pozwala na podjęcie działań i decyzji np. odnośnie do zasobów (co, gdzie, ile oraz jaka cena). Generalnie sprzyja uzyskaniu bardziej przejrzystego środowiska potrzebnego do osiągnięcia sukcesu.

Dzięki M-Files masz szybki dostęp do informacji zarchiwizowanych w różnych repozytoriach. Niezależnie od tego, czy jesteś w sklepie z urządzeniem mobilnym, czy w domu z laptopem, możesz natychmiast znaleźć najnowsze i aktualne informacje na temat zleceń, klientów lub dostawców. Potrzebne informacje możesz udostępnić współpracownikom lub podmiotom zewnętrznym i bezpiecznie współpracować bez potrzeby udostępniania poufnych informacji lub nieporęcznych załączników za pośrednictwem poczty e-mail.

Produkcja zmienia się w bardziej nowoczesne i połączone sposoby prowadzenia biznesu. M-Files może ułatwić to przejście, dostosowując się do sposobu działania przedsiębiorstwa, przy okazji ułatwiając wdrożenie dzięki znanemu interfejsowi.

Rys. Wsparcie M-Files na każdym etapie łańcucha dostaw

 

 

Jak możemy pomóc firmom produkcyjnym w wewnętrznym zarządzaniu dokumentami?

 

Uwaga: współpraca (udostępnianie i współpraca nad dokumentami) jest ulepszeniem większości poniższych przypadków użycia.

 

Zarządzanie zadaniami – chociaż M-Files NIE służy do zarządzania zleceniami (projektami) ani NIE jest narzędziem, które pomaga producentom zwiększyć produktywność pod względem OEE, to może usprawnić inne procesy poprzez pomoc w śledzeniu przepływu dokumentów i informacji związanych z określoną pracą.

Na przykład dokumenty jakie jak: wyceny i oferty, BOMy, listy dostawców, zamówienia zakupu, zlecenia pracy, certyfikaty, wyniki kontroli i wiele więcej. Dodatkowo konfigurowanie dokumentacji z szablonów i jej automatyczne generowanie wypełniając wymagane pola.
M-Files może pomóc w obu przypadkach!

 

Zarządzanie informacjami o klientach – M-Files NIE jest CRM, ale integruje się z najczęściej używanymi oprogramowaniami tego typu. Wykorzystując swoje możliwości pomaga w utrzymaniu wszystkich informacji związanych z klientami w jednym miejscu, w tym zamówień, preferencji, wymagań jakościowych i nie tylko. To szczegóły najbardziej wpływają na satysfakcję klienta.

Na przykład: czy klient wymaga raportu z kontroli pierwszego artykułu (dokument potwierdzający, że każda próbka została wyprodukowana i sprawdzona zgodnie ze specyfikacjami klienta)? Czy klient wymaga specjalnego procesu wysyłki lub pakowania? Czy chcą, aby lista pakowania znajdowała się wewnątrz czy na zewnątrz pudełka? Czy chcą jedną lub dwie kopie listy przewozowej? Niektóre z tych rzeczy mogą wydawać się trywialne, ale klienci nie lubią powtarzać dwa razy tego, czego chcą: liczba zerwanych relacji biznesowych, ponieważ dokumenty znajdowały się poza pudełkiem wysyłkowym To wszystko ma większe znaczenie niż Ci się wydaje.
Większość z tych preferencji jest zbierana podczas podpisywania umów, a następnie gubi się w trakcie produkcji.

 

Zarządzanie informacjami o dostawcach / sprzedawcach – posiadanie wszystkich informacji o potencjalnych dostawcach / sprzedawcach w jednym miejscu może ułatwić podejmowanie decyzji, szczególnie w tych niepewnych czasach.

Na przykład: co sprzedaje ten dostawca? Jakie zapewniają certyfikaty jakości? Jaki jest koszt, jaki zwykle nam ponoszą? Czy mogą wysyłać z krajów, w których taryfy nie są problemem?
Takie informacje są bardzo cenne, gdy chcemy zoptymalizować łańcuch dostaw.

 

Zarządzanie informacjami o zasobach – M-Files nie jest systemem zarządzania zasobami, ale może pomóc, łącząc wszystkie informacje związane z określoną maszyną lub wyposażeniem.

Na przykład, kiedy dokonaliśmy zakupu? Gdzie się znajduje maszyna (w jakim zakładzie)? Jaki jest oczekiwany cykl życia danej maszyny? Kiedy była konserwowana i kiedy jest następna planowana konserwacja.
Posiadanie takich informacji może m.in. zminimalizować koszty nieprzewidzianych przestojów.

 

Oto niektóre z typowych procesów zaplecza produkcyjnego, które możemy usprawnić.

Dokumenty produkcyjne (dla produktów standardowych) – Gdy zamówienia są wprowadzane do systemu ERP lub innych systemów, przepływ pracy można zaprojektować tak, aby automatycznie pobierał odpowiednie informacje (np. O kliencie, produkcie itp.), a następnie tworzył dokumenty produkcyjne wysyłane do przeglądu. Więcej informacji można znaleźć w Case Study: Vatherus https://www.m-files.com/en/case-study-vahterus.

Zamówienia – często menedżerowie ds. zaopatrzenia pobierają stare zamówienie zakupu, otwierają je i „zapisują jako…”, aby je powielić, a następnie zmienić informacje, które należy zmienić. Można to zautomatyzować za pomocą M-Files, dzięki dynamicznym szablonom, zmniejszając czas poświęcany na wygenerowanie dokumentu, jak również zmniejszyć ryzyko błędów ręcznych.

Zarządzanie umowami – zarówno w przypadku umów z dostawcami, jak i klientami, M-Files dopilnuje, aby np. umowy miały automatycznie ustawiony właściwy status (np. przegląd, podpisanie, odnowienie). Dodatkowo elementy umowy mogą być pobierane i przekształcane w odpowiednie informacje dla różnych etapów produkcji (np. Preferencje klienta związane z wysyłką czy jakością).

Konserwacja zapobiegawcza – posiadanie wszystkich informacji o maszynach i urządzeniach w jednym miejscu pozwala na lepsze zarządzanie konserwacją. Operacjami mogą być harmonogramy i powiadomienia wysyłane z wyprzedzeniem, dzięki czemu konserwacja jest wykonywana w odpowiednim miejscu i czasie, a efektywny czas pracy maszyny jest wydłużony.

Zarządzanie szkoleniami – M-Files automatyzuje zadania szkoleniowe i zbiera potwierdzenia cyfrowo. Ponadto, gdy potrzebne są określone informacje o maszynie, pracownicy hali produkcyjnej zwykle muszą sięgać do fizycznej instrukcji lub podręcznika i ręcznie wyszukiwać informacje. Jest to czasochłonne i nie zawsze można znaleźć potrzebne informacje.

Na przykład: nowy personel wymaga przeszkolenia w zakresie obsługi maszyn i urządzeń, nie wspominając o konieczności poznania wewnętrznych procesów i procedur. Nawet istniejący personel wymaga przeszkolenia w zakresie nowo zakupionych maszyn lub zaktualizowanych procesów.

Dzięki M-Files podręczniki i instrukcje można zdigitalizować aby byłyby dostępne (także offline) na tabletach lub urządzeniach mobilnych, a wyszukiwanie informacji odbywa się nie tylko po metadanych ale także po zawartości dokumentów.

 

 

Dlaczego tak trudno podjąć działanie?

Informacje są rozproszone, a dostęp do nich i zarządzanie nimi jest trudne.
W ramach tego samego systemu często jest to gra w zgadywanie – który folder?

  1. Informacje są często przechowywane w różnych systemach, czasami nadal w fizycznych szafkach lub na czyimś biurku. Nawet jeśli dokumenty i dane są już w formacie cyfrowym, różne działy lub dostawcy mogą używać różnych systemów. Współdziałanie takich systemów ze sobą jest skomplikowane, a czasem niemożliwe. Tak więc, gdy żąda się informacji na temat pochodzenia określonej części, znalezienie właściwych informacji wymaga czasu i jest procesem zawodnym.
  2. Dodatkowo szystko potęguje fakt, że nawet w ramach tego samego systemu, na przykład SharePoint lub Google Drive, informacje są zorganizowane w folderach. W którym folderze można znaleźć najnowszą zatwierdzoną wersję rysunku? Czy jest to w obszarze Zadania> Zadanie A> Rysunki, czy w sekcji Publikacje> Zadanie A, czy w sekcji Dostawcy> Dostawca B> Rysunki? Odkryliśmy, że pracownicy naszych klientów spędzają wiele godzin na wyszukiwaniu odpowiedniego dokumentu w tych samych systemach. Dlatego często działają na błędnych i nieaktualnych założeniach.

 

Jak to robi M-Files

Łączenie i porządkowanie wszystkich informacji, bez względu na to, gdzie się one znajdują.
Informacje są dostępne na podstawie tego czymś, a nie gdzie się znajdują.

Korzyści

Zwiększenie lojalności klientów

  • Skrócony czas odpowiedzi na prośby klientów
  • Skrócony czas obsługi (i koszty)

Bardziej wydajne biuro

  • Skrócony czas realizacji i szkoleń
  • Zasoby segregowane pod względem wartości

Koncentracja na jakości

  • Mniejsze koszty przeróbek, odchyleń oraz mniej odpadów
  • Zwiększona efektywność audytów i analiz wewnętrznych

 

Z M-Files w każdej chwili mamy pełny przegląd wszystkich dokumentów związanych z projektem, klientem, dostawcą, komponentem lub dowolną kombinacją tych dokumentów! Ilekroć klient ma pytanie, dostawca poszukuje certyfikatu na konkretny komponent lub kierownik projektu potrzebuje szczegółów dotyczących dostawy do klienta, jesteśmy w stanie udzielić natychmiastowej odpowiedzi.

Jeroen Schroër, General Manager, Wijbenga