System M-Files można dowolnie dostosować do już istniejących lub tworzonych procesów zarządzania projektami w różnych branżach: produkcja, projektowanie i rozwój, zarządzanie inwestycjami czy zarządzanie nieruchomościami. Wdrożenie M-Files do przedsiębiorstwa pozwala kontrolować oraz zabezpieczyć dokumentację projektową na każdym etapie realizacji projektu czy inwestycji.
Przykładowe funkcje systemu M-Files dla zarządzania projektami
ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ PROJEKTU
M-Files umożliwia kategoryzacje dowolnej dokumentacji tworzonej podczas realizacji projektu np.: listy przewodnie (Transmittal), specyfikacje, umowy, rysunki CAD, notatki ze spotkań, zmiany do umowy czy komentarze do dokumentacji. Program pozwala na utworzenie spersonalizowanych ścieżek obiegu dokumentów, które zapewniają właściwą weryfikację, zatwierdzanie i możliwość wprowadzania zmian w dokumentacji projektu. Wśród licznych dostępnych funkcjonalności M-Files posiada również mechanizm nadawania rewizji dla dokumentów w strukturze projektu.
WSPÓLNA PLATFORMA WYMIANY INFORMACJI
System M-Files usprawnia zarządzanie dokumentacją, ale także tworzy spójną i wspólną platformę informacji przekazywanych między klientem i wykonawcą, podwykonawcami i zleceniodawcami, między poszczególnymi pracownikami firmy. System poprzez swoją skalowalność umożliwia zarządzanie dokumentacją projektu w wielu lokalizacjach poprzez dowolne urządzenie. Link publiczny M-Files pozwala na udostępnianie danych zewnętrznym odbiorcą, którzy nie posiadają wykupionej licencji M-Files.
MONITOROWANIE I KONTROLA PROJEKTU
System M-Files posiada szereg opcji usprawniających kontrolę w zarządzaniu projektami. Program M-Files umożliwia zarządzanie zasobami przypisanymi do danej fazy lub czynności projektowej. Kontrola kosztów przygotowania, wykonawstwa czy dostaw może być realizowana w czasie rzeczywistym poprzez narzędzia analityczne systemu. Moduł Raportowania M-Files umożliwia tworzenie raportów efektywności wyników zespołu projektowego, założonych terminów wykonania poszczególnych etapów projektu czy odchyleń od założonych celów projektu.
STWORZENIE LUB IMPORT STRUKTURY PROJEKTU
Import dokumentacji projektowej, a także struktury projektu realizowany jest poprzez zbiór narzędzi importu danych M-Files. Istnieje również w systemie możliwość utworzenia struktury dokumentacji projektowej od podstaw według wcześniej wypracowanej koncepcji. Elastyczność platformy M-Files umożliwia tworzenie n-wielu projektów, a także wymianę dokumentów pomiędzy projektami. M-Files umożliwia także import struktury projektu z innych systemów do zarządzania projektami takich jak MS Project lub MS Dynamics AX NAV.
WYKRES GANTTA – GRAFICZNA PREZENTACJA REALIZACJI PROJEKTU
M-Files posiada moduł GANTT. Diagram Gantta można wykorzystać do planowania nowych projektów, raportowania bieżącego stanu czynności projektowych w stosunku do założonego planu, zarządzania zasobami i ich alokacji pomiędzy zadaniami w projekcie. Wykres może także być podstawą do podjęcia działań naprawczych i korygujących.