M-Files-jeden-punkt-dostępu-do-informacji-cover

Każda firma przetwarza bardzo dużo informacji. Nie jesteśmy w stanie od tego uciec. Żyjemy w świecie informacji, bez przerwy zalewani informacjami, e-mailami, hot newsami, fake newsami, zawodowo i prywatnie, w telewizji, w radio, przez różne komunikatory i portale. Otrzymujemy i magazynujemy coraz większe ilości informacji dostrzegając coraz częściej problem z odnalezieniem się w ich gąszczu.

 

Dlaczego zarządzanie informacją jest tak ważne?

Nasuwa mi się takie pytanie: Ilu osobom zdarzyło się szukać pliku w komputerze, zdjęcia, filmu dokumentu, „przeklikując” po wielu folderach? Może nawet niektórzy w akcie desperacji postanowili użyć narzędzia wyszukiwania Windows i szli na kawę, bo tyle to trwa i nawet szybkie dyski SSD niewiele pomagają? W efekcie zamiast oczekiwanych wyników dostajemy zbiór nieistotnych informacji?
A jak szukamy informacji na emailu?
Wpisujemy adresata, a może temat? I w stercie, że wyników poszukujemy tej „jednej” informacji. Można śmiało powiedzieć, że osób, których omijają te uciążliwości jest niewiele.

 

Zarządzanie dokumentacją odgrywa kluczową rolę.

W dobie informatyzacji szybki dostęp do aktualnych informacji ma kluczowe znaczenie przy podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych. Nie ma znaczenia, czy jestem prezesem, dyrektorem, czy szeregowym pracownikiem. Każdy potrzebuje dostępu do istotnych z jego punktu widzenia informacji.

A tym czasem, coraz większa ilość gromadzonych informacji może prowadzić do chaosu, dlatego ich odpowiednia analiza i szybki dostęp do dostosowanych wyników jest tak ważne.

Świat poszedł do przodu, nosimy w kieszeniach komputery wydajniejsze od PC-tów, które były w naszych domach jeszcze kilka lat temu, w większości przypadków chcemy lub musimy mieć dostęp do naszych danych niezależnie gdzie się znajdujemy i jakiego systemu informatycznego używamy.

 

Jak często mamy problem, aby znaleźć aktualną wersję pliku?

Ten problem bardzo dobrze obrazują wyniki badań (THE 2019 INTELLIGENT INFORMATION MANAGEMENT BENCHMARK REPORT) przeprowadzone na przykładowej próbie użytkowników z firm, które zajmują się pracą z dokumentami.

Wyniki badań ilustrujące trudności z poszukiwaniem informacji w zasobach komputera
Wyniki badań ilustrujące trudności z poszukiwaniem informacji w zasobach komputera

Rozkład procentowy pokazuje, że problem ze znalezieniem dokumentu jest raczej powszechny. Tylko 4% respondentów nie miała problemu ze znalezieniem aktualnej wersji pliku. Warto zwrócić uwagę, że 83% Pracowników musi odtworzyć dokument, który już istnieje, ponieważ nie mogą go znaleźć.

 

Czego potrzebujemy.

Codzienna komunikacja, udostępnianie, wymiana danych, to rzeczy, od których nie jesteśmy w stanie uciec. Aby działać sprawnie potrzebujemy nowoczesnego narzędzia.

Ideą szybkiego działania jest indeksacja danych. Tak działa Google, cały czas indeksuje i przetwarza dane, indeksuje i przetwarza, i tak w kółko. Najważniejsza jest odpowiednia analiza treści i określenie jakie dane są istotne, aby później finalnie móc zwrócić najlepsze wyniki. Do tego celu Google używa sztucznej inteligencji. Idąc tym tropem, łatwo można stwierdzić, że nowoczesny system, który zapewni szybki dostęp do poszukiwanych wyników musi posiadać zaimplementowaną sztuczną inteligencję. Ale dodatkowo, aby sztuczna inteligencja mogła spełniać swoje zadanie w systemie, musi on być zasilony odpowiednimi danymi.

W systemach które używamy na co dzień musimy wprowadzić dużo danych, a to często pochłania cenny czas. Nikt nie chce marnować swojego czasu na „przeklepywanie” danych, dlatego coraz większą rolę w tym procesie odgrywa sztuczna inteligencja, która po analizie dokumentu podpowie jaki jest jego typ, do kogo ma być przypisany i jakie treści zawiera. Nie wystarczy tylko automatyczne rozpoznanie tekstu (OCR) i wrzucenie wszystkiego do jednego worka, ponieważ od tych danych zależy dalsza droga informacji zanim trafi ona w odpowiednie miejsce.

  

Inteligentna kwalifikacja

Aby wydajnie zasilić system w dane, muszą one być odpowiednio sklasyfikowane. Dane muszą się same uzupełniać, poprzez prawidłowe wyciąganie z nich informacji, które mogą być przydatne do dalszej analizy. Jednym z technologicznych udoskonaleń systemów zarzadzania informacją jest sztuczna inteligencja, która umożliwia analizę obrazu w celu odpowiedniej klasyfikacji dokumentu.

Wyposażenie systemów zarządzających informacją w dodatkowe usprawnienia technologiczne
Wyposażenie systemów zarządzających informacją w dodatkowe usprawnienia technologiczne

Jak mogą działać takie rozwiązania można zobaczyć na filmie.

 

Gdzie Twoja firma przetrzymuje informacje?

Proszę odpowiedzieć na pytanie – gdzie Państwa firma przetrzymuje informacje? Można śmiało zaryzykować twierdzenie, że wyniki były by podobne do wyników z raportu. Otóż okazuje się, że 69% dokumentów przechowywana jest na skrzynce e-mail, 55% polega na dyskach sieciowych i lokalnych komputerach, a jedynie 24% osób może pozwolić sobie na komfort posiadania systemu do zarządzania dokumentacją. Należy także zwrócić uwagę na fakt, że przeciętny użytkownik deklaruje, że firma przetrzymuje dane i nimi zarządza w minimum 4 repozytoriach (każde miejsce, w którym przechowujemy informacje to repozytorium, nawet Excel może być miejscem przechowywania informacji).

Gdzie przechowujemy dane
Gdzie przechowujemy dane

Jakich systemów używasz?

Odpowiedź na to pytanie ma poważne konsekwencje praktyczne, ponieważ dotyczy narzędzi używanych w codziennej pracy, które mogą powodować rozdrobnienie informacji.

Z pewnością nie jest dla nikogo zaskoczeniem, że najwięcej osób dla zarządzania danymi na swoim komputerze używa produktów firmy Microsoft, dla znalezienia danych w sieci Google oraz różnych narzędzi do udostępniania plików. Zatem dobry system zarządzający plikami powinien móc bez problemu integrować się z tymi systemami.

Popularność systemów do poszukiwania i magazynowania informacji
Popularność systemów do poszukiwania i magazynowania informacji

 

Jak wspierać te wszystkie procesy?

Jednym z rozwiązań jest system M-Files, o którym w miesięczniku Wiadomości IPB była już mowa. W jednym z poprzednich numerów zaprezentowano autorskie rozwiązanie firmy Datacomp, w którym system ten został wzbogacony o funkcje technologii BIM, stąd powstałe rozwiązanie nosi nazwę BIM-Files. M-Files jest zintegrowany z produktami firmy Microsoft, w szczególności Office 365 i wieloma innymi repozytoriami. M-Files jest dobrze zintegrowany z Windows, dlatego jego użytkowanie jest podobne do pracy w Windows. Idąc o krok dalej – M-Files jest prawdziwym rozwiązaniem hybrydowym zdolnym połączyć dane lokalne z chmurą.

 

Jakie trudności trzeba pokonać szukając informacji?

Duża ilość repozytoriów może stwarzać problemy z dostępem do plików (w którym z nich znajdują się potrzebne dane?), dlatego proszę zwrócić uwagę na wyniki przedstawione poniżej. Widać na nich, że nie jesteśmy jedynymi, którzy posiadają podobne problemy.

Problemy użytkowników z dostępem do danych wg częstości występowania
Problemy użytkowników z dostępem do danych wg częstości występowania

 

Kierunki rozwoju techniki zarządzania informacją

W budownictwie mamy do czynienia z ogromną ilością danych w postaci dokumentacji, głównie dokumentacją projektową. Digitalizacja to nieunikniony kierunek w jakim zmierza zarzadzanie dokumentacją. Coraz więcej firm jest w nią zaangażowanych, czy to urzędy, czy muzea (np. odpowiednie opisanie zbiorów pozwala na łatwiejsze dotarcie do wartościowych informacji), ale należy pamiętać o kilku bardzo ważnych rzeczach. Nie można działać półśrodkami, ponieważ brak konsekwencji mści się na efektywności takiego rozwiązania.

Dobry system zarządzający dokumentami musi zaspokajać następujące potrzeby:

  • Nadawać uprawnienia oparte o metadane
  • Umożliwić dostęp do wszystkich danych przez jeden interfejs
  • Identyfikować dane biznesowe za pomocą Sztucznej Inteligencji
  • Być zgodny z przepisami i zapewniać bezpieczeństwo danych
  • Łączyć dane skategoryzowane oraz rozproszone
  • Pozwalać pracować na dynamicznych szablonach
  • Łączyć wszystkie repozytoria

 

Jak już wcześniej powiedziano, bardzo ważne jest posługiwanie się jednym repozytorium jako wyłącznym źródłem dostępu do informacji.

M-Files jeden punkt dostępu do informacji

Systemem, który posiada wszystkie opisane pożądane cechy i wyposażony jest w najnowocześniejsze rozwiązania technologiczne jest M-Files. Został on w naszym kraju z powodzeniem wdrożony w firmach o rozmaitym profilu, w tym – w wielu firmach budowlanych. Warto wspomnieć, że firma Datacomp opracowała jako jedyna w świecie połączenie tego systemu z technologią BIM i dzięki temu świetnie się sprawdza w przypadkach klasycznej dokumentacji jak i dokumentacji BIM.

 

Marek Orłowski, Datacomp Sp. z o.o.

 

 

Przepływ informacji napędzany nowoczesnymi technologiami