Które rozwiązanie jest najlepszym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami dla firm prawniczych według magazynu Inc. Magazine?

To M-Files!

W październiku tego roku Inc. Magazine wybrał M-Files jako najlepsze rozwiązanie do zarządzania dokumentami dla kancelarii prawnych. Kiedy myśli się o branżach wymagających procesowania dużej ilości dokumentów to firmy prawnicze znajdują się na szczycie tej listy. Po części, firmy prawnicze poprawnie funkcjonują dzięki skutecznemu zarządzaniu dokumentami związanymi z aktami sprawy lub sprawami. System zarządzania dokumentami jest szczególnie przydatny dla małych i dużych firm prawniczych, które codziennie  mają do czynienia z ogromnymi ilościami dokumentów. Pomimo tego, że pliki rozproszone w wielu niezależnych repozytoriach danych - takich jak istniejące już systemy do zarządzania kancelariami, systemy ERP, systemy księgowe lub foldery sieciowe, użytkownicy mają do nich dostęp 24h na dobę i mogą na nich pracować bez zagrożenia, że poszczególne wersje zostaną nadpisane.

Firma Inc. Magazine przedstawiła korzyści z korzystania z systemem M-Files:

Bezpieczeństwo

Kancelarie prawne pracują prawie wyłącznie z wrażliwymi i poufnymi informacjami. American Bar Association wydało formalną opinię 477 w 2017 r., w której "doszli do wniosku, że szczególnie wrażliwe informacje o kliencie nie powinny być udostępniane przy użyciu niezaszyfrowanej wiadomości e-mail".

M-Files zapewnia bezpieczne szyfrowanie danych z zaawansowanym mechanizmem nadawania uprawnień, aby zapewnić autoryzowany dostęp do dokumentów.

W artykule Inc., autor Kaylee Kolditz mówi o rozwiązaniu M-Files: "Funkcje bezpieczeństwa M-Files obejmują: nadawanie automatycznych list kontroli dostępu do dokumentów, ścieżki audytów, szyfrowanie danych, zarządzanie hasłami, zapobieganie utracie danych i inne funkcje zabezpieczeń. M-Files jest świadomy roli, jaką ich system może odegrać w spełnianiu wymagań branżowych i twierdzą, że pomagają zmniejszyć ryzyko niezgodności w sposobie, w jaki ich system organizuje, rejestruje i automatyzuje wszystko w twojej firmie. "

Zarządzanie umowami

 
M-Files dostarcza bardzo ważną funkcjonalność związaną z zarządzaniem umowami. Podstawowym wymaganiem stawianym tego typu systemom jest elastyczne zarządzanie umowami. Tradycyjne zarządzanie umowami wymaga dużego nakładu pracy i zasobów firmy. Dzięki M-Files mamy możliwość tworzenia szablonów dla standardowych obiegów realizowanych w firmie, system umożliwia śledzenie zmian wprowadzanych przez pracowników. Dzięki M-Files wyszukiwanie i zatwierdzanie umów staje się szybsze i bardziej wydajne.

Obsługa wszystkich faz eDiscovery

 
Informacje przechowywane w formie elektronicznej (ESI) są bezwartościowe, jeśli nie są skutecznie zarządzane. M-Files pomaga firmom prawnym zajmować się wszystkimi pięcioma kategoriami zadań związanych z eDiscovery: Planuj, zachowuj, przygotuj, przeglądaj i udostępniaj.

Zarządzanie Sprawami

 
Zdarza się, iż dokumenty dotyczące spraw są rozsiane po skrzynkach email, folderach pracownika lub są składowane w folderach sieciowych. M-Files umożliwia łatwe uporządkowanie dokumentów w jednym miejscu, przyczyniając się do uzyskania szerszego kontekstu informacji odnośnie prowadzonych spraw. M-Files to nie tylko zarządzanie dokumentacją spraw, system umożliwia zarządzanie dokumentami księgowymi powiązanymi ze sprawami.

Integracja z innym oprogramowaniem
(w tym z systemami kancelarii prawniczych)

 
Jedną z niewątpliwych zalet systemu M-Files jest elastyczność platformy systemowej, która pozwala na integrację z innymi zbiorami plików i dokumentów. System M-Files umożliwia dostęp do dokumentów z innych systemów bez konieczności przenoszenia dużych wolumenów dokumentów do M-Files. Pracownik z poziomu M-Files ma natychmiastowy dostęp do wszystkich kluczowych informacji bez konieczności korzystania z innych interfejsów: Outlook, Foldery czy systemy księgowe.

M-Files – najlepszym oprogramowaniem do zarządzania dokumentami dla firm prawniczych